Что такое почтовый сервер и как он работает

Почтовый сервер — один из основных компонентов инфраструктуры электронной почты. Он играет центральную роль в отправке и получении писем.

В этой записи блога вы узнаете об этом скрытом герое, который лежит в основе бэкэнда доставки электронной почты, узнаете о его основных компонентах и типах почтовых серверов, которые вы можете использовать для своего приложения.

Что такое почтовый сервер?

Почтовый или почтовый сервер — это программная система, отвечающая за циркуляцию электронной почты между отправителями и получателями. Она управляет отправкой, получением, маршрутизацией и хранением электронных писем.

Представьте себе, что это наша нервная система, которая управляет передачей сигналов, гарантируя их точную доставку предполагаемым получателям.

В то время как вы взаимодействуете со своими личными электронными письмами через почтовый клиент — удобный интерфейс, такой как Gmail или Outlook (фронтэнд), — почтовые серверы работают на внутреннем уровне, управляя потоком электронных писем и передавая их от отправителей к получателям.

Архитектура почтового сервера

Сервер электронной почты состоит из нескольких независимых компонентов, которые взаимодействуют друг с другом и различными элементами инфраструктуры электронной почты через стандартизированные протоколы.

Чтобы увидеть общую картину, я рекомендую вам ознакомиться с нашим подробным руководством по инфраструктуре электронной почты , ее типам и советам по повышению ее эффективности.

Основные компоненты почтового сервера

Агент отправки почты (MSA) — принимает исходящую почту от почтового клиента (также известного как почтовый агент пользователя) и передает ее агенту передачи почты (MTA). MSA обычно выполняет первоначальную обработку и проверяет, правильно ли отформатировано письмо и готово ли оно к отправке.
Агент пересылки почты (MTA) – отвечает за маршрутизацию писем с почтового сервера отправителя на почтовый сервер получателя. Подробнее о MTA читайте в нашей специальной статье.
Агент доставки почты (MDA) — получает входящие электронные письма от MTA и хранит их в системе хранения почтового сервера до тех пор, пока получатель не получит к ним доступ через почтовый клиент.

Наряду с этими компонентами, почтовые серверы полагаются на систему доменных имен (DNS). DNS не является компонентом самого почтового сервера, однако играет не менее важную роль в правильной доставке электронной почты.

DNS преобразует доменные имена, например, harry.potter@gmail.com, в соответствующие IP-адреса, например, 192.158.1.38 — понятный язык, который MTA используют для общения друг с другом для маршрутизации электронной почты.

Протоколы почтового сервера

Для правильной работы почтовый сервер использует протоколы — набор правил отправки и получения электронных писем.

Простой протокол передачи электронной почты ( SMTP ) — протокол, используемый для отправки и ретрансляции исходящих сообщений электронной почты от MUA отправителя на почтовый сервер получателя.
Post Office Protocol версии 3 (POP3) — протокол, используемый для получения писем с почтового сервера. Он работает путем загрузки писем с сервера на ваше устройство и последующего удаления их с сервера.
Internet Message Access Protocol (IMAP) — протокол для получения писем с почтового сервера, который позволяет нескольким устройствам получать доступ к одному и тому же почтовому ящику и управлять им. В отличие от POP3, который забирает письма с сервера и часто удаляет их, IMAP сохраняет письма на сервере, чтобы получатель мог получить к ним доступ с разных устройств.

Иногда вы можете услышать, как люди называют эти протоколы серверами, например, « SMTP-сервер » или «IMAP-сервер». Однако это не совсем точно. Путаница возникает из-за того, что эти протоколы часто связаны с серверным программным обеспечением, которое их реализует.

Например, при настройке сервера электронной почты вам необходимо установить программное обеспечение SMTP-сервера, такое как Postfix, Sendmail или Microsoft Exchange, для управления отправкой электронной почты по протоколу SMTP.

Дополнительные компоненты почтового сервера

Помимо некоторых основных элементов, могут быть и дополнительные компоненты. Они расширяют функциональность почтового сервера различными способами.

Message Store – центральный репозиторий на сервере электронной почты для хранения полученных и отправленных писем. Обычно имеет расширенный поиск, автономный доступ, архивацию и масштабируемость.
Очередь почты – область хранения писем, ожидающих обработки MTA. Она временно хранит письма, если их невозможно доставить немедленно, и пытается отправить их снова позже.
Антиспам -фильтры – программное обеспечение, сканирующее входящие и исходящие электронные письма на предмет наличия спама.
Антивирусные сканеры — похожи на спам-фильтры, они сканируют электронные письма на наличие вредоносного программного обеспечения (вирусов).
Расширенное программное обеспечение для фильтрации электронной почты — расширенные возможности фильтрации электронной почты на основе определенных критериев, таких как адрес отправителя, ключевые слова и т. д.

Как работает почтовый сервер?

Прежде чем погрузиться в описание процесса, давайте обсудим распространенное заблуждение. В некоторых статьях, объясняющих работу почтовых серверов, можно прочитать, что существуют отдельные серверы входящей почты и серверы исходящей почты.

В действительности, один почтовый сервер обрабатывает обе функции, используя свои различные компоненты – MTA и MDA. MTA отвечает за передачу писем между серверами, в то время как MDA управляет окончательной доставкой писем в почтовый ящик получателя.

Процесс начинается, когда вы составляете письмо в своей учетной записи электронной почты. Традиционно для этого вы будете использовать почтовый клиент, такой как Microsoft Outlook, Apple Mail, Yahoo Mail, Gmail или Mozilla Thunderbird.

После нажатия кнопки «Отправить» электронное письмо отправляется на ваш почтовый сервер через агент отправки почты, который подготавливает электронное письмо к доставке и передает его агенту передачи почты с использованием протокола SMTP .

MTA вашего сервера напрямую взаимодействует с MTA сервера получателя, доставляя вашу электронную почту. Затем он передает вашу электронную почту агенту доставки почты, который хранит ее в почтовом ящике получателя на сервере, пока получатель не получит к ней доступ.

Когда получатель хочет прочитать свои электронные письма, он открывает свой почтовый клиент и подключается к своему почтовому серверу, используя такие протоколы, как POP3 или IMAP .

На разных этапах этого процесса почтовый сервер может использовать меры безопасности, такие как аутентификация и шифрование, для обеспечения безопасной передачи. Сюда также входят спам-фильтры для обнаружения и блокировки нежелательных или вредоносных писем.

Роль почтового сервера в доставке электронной почты

Доставляемость электронной почты — это метрика, которая показывает, сколько отправленных писем достигли почтового ящика получателя. Метрика имеет решающее значение, поскольку часть ваших писем может попасть в папку «Спам» или быть полностью отклонена. Вы могли слышать об этом, это называется « возврат» .

Чем больше писем будет доставлено в почтовые ящики, тем больше подписчиков смогут успешно сбросить свой пароль, получить скидку или узнать об обновлениях и изменениях компании.

Почтовые серверы играют важную роль в этом процессе, поскольку они присваивают вам рейтинг отправителя в зависимости от ваших предыдущих действий с электронной почтой. Уровень доставки ваших писем будет низким, если:

многие получатели отметили ваши письма как спам,
Ваш IP-адрес занесен в черный список или заблокирован,
Ваши сообщения не прошли проверку на спам,
ваши письма возвращаются с непроверенных адресов электронной почты,
вы не используете надежные протоколы аутентификации в своих электронных письмах,
вы не придерживаетесь графика отправки по времени и объему,
вы используете неработающие ссылки во вложениях.

Итак, как почтовый сервер помогает вам повысить доставляемость электронной почты? Ну, это зависит от выбранного вами почтового сервера. Как я уже упоминал, почтовые серверы имеют базовые и расширенные функции, которые повышают безопасность и эффективность процесса доставки электронной почты.

Механизмы, которые мы собираемся обсудить, обычно доступны на большинстве почтовых серверов, предлагаемых современными поставщиками почтовых серверов (ESP).

Аутентификация

Многие почтовые серверы используют протоколы аутентификации, такие как SPF, DKIM и DMARC, чтобы проверить, что электронное письмо действительно отправлено с домена отправителя. Это помогает предотвратить фишинговые и спуфинговые атаки и увеличивает вероятность того, что ваше письмо попадет в папку «Входящие», а не будет помечено как спам или мусор.

Анализ содержания

При использовании почтового сервера, предоставляемого ESP, вы можете ожидать, что сервер проанализирует ваше сообщение на предмет наличия спам-элементов.

Это включает в себя поиск определенных ключевых слов (например, «КУПИТЬ СЕЙЧАС!», «ТОЛЬКО СЕГОДНЯ!»), чрезмерного использования ссылок или подозрительных вложений.

Почтовый сервер проверяет, хорошо ли структурированы ваши сообщения и свободны ли они от этих элементов, что может значительно улучшить доставку писем. Если вы используете почтовый сервер без такой функциональности, вы можете выбрать стороннее решение, например, Mailtrap email spam checker .

Меры безопасности

Большинство почтовых серверов поддерживают и используют шифрование Transport Layer Security (TLS) для обеспечения безопасной передачи электронной почты. Шифрование защищает конфиденциальную информацию, такую как данные учетной записи или персональные данные, которые также влияют на репутацию отправителя и, как следствие, на доставляемость электронной почты.

Управление отказом

Если электронное письмо не может быть доставлено (из-за неправильного адреса электронной почты или переполненного почтового ящика), то ваш почтовый сервер обработает возврат. Он запишет причину сбоя и поможет вам управлять списком адресов электронной почты, обновляя или удаляя недействительные адреса.

Если на вашем почтовом сервере есть функция очереди писем, он попытается доставить ваше письмо позже.

Дросселирование

Если вы отправляете слишком много писем одновременно, не контролируя их скорость, спам-фильтры могут их отклонить. Это связано с тем, что отправка большого количества сообщений внезапно может показаться спам-фильтрам подозрительной.

Почтовые серверы используют процесс регулирования, чтобы снизить риск быть помеченным как спамер. Регулирование регулирует скорость отправки исходящих писем, чтобы они не вызывали срабатывания спам-фильтров.

Внутреннее и внешнее управление сервером электронной почты

Строгой типологии самих почтовых серверов не существует, поскольку они являются фундаментальной технической концепцией. Однако существуют различные подходы к управлению этими серверами: внутренние (самоуправляемые) и внешние (управляемые третьей стороной).

Исторически предприятия часто управляли собственными почтовыми серверами. Таким образом, они имели полный контроль над операциями электронной почты, хотя это требовало значительных ресурсов для ИТ-персонала, оборудования и постоянного обслуживания.

Поскольку управление электронной почтой становилось все более сложным и требующим больших затрат, число организаций, имеющих собственные серверы, сократилось.

Сегодня все больше компаний полагаются на внешних поставщиков услуг. Такие сервисы предлагают комплексные решения для отправки электронной почты с расширенными функциями отправки, управления и аналитическими инструментами.

Теперь давайте поговорим о плюсах и минусах обоих типов почтовых серверов.

Внутренние (самоуправляемые) почтовые серверы

Плюсы

Полный контроль . Самоуправляемые отечественные почтовые сервера дают вам полный контроль над конфигурациями, мерами безопасности и данными.
Настройка . Возможность настраивать инфраструктуру электронной почты в соответствии с конкретными потребностями вашего бизнеса и корректировать ее при изменении условий.
Конфиденциальность данных . Повышенная конфиденциальность данных, поскольку все данные хранятся в инфраструктуре организации, и не задействованы сторонние поставщики.
Контроль расходов . С этой опцией вам не нужно платить ежемесячную подписку (типичная монетизация ESP). Вы полностью контролируете свои расходы и понимаете, как тратятся ваши деньги. Кроме того, вам не нужно платить за функции, которые могут быть включены в ваш тарифный план, но которые вам на самом деле не нужны.

Минусы

Дорого . Самостоятельно управляемый почтовый сервер — это всего лишь часть инфраструктуры электронной почты , которая вам понадобится для отправки писем. Требуются значительные инвестиции в оборудование, программное обеспечение и квалифицированный ИТ-персонал, такой как разработчики, DevOps, специалисты по безопасности для предотвращения хакерских атак и специалисты по доставке для настройки бесперебойной доставки писем и управления масштабируемостью.
Низкая доставляемость писем. При выборе самостоятельно управляемого почтового сервера будьте готовы увидеть низкую скорость доставки писем, особенно в самом начале. Создание и поддержание хорошей репутации отправителя требует постоянных усилий, опыта и времени.
Постоянное обслуживание и обновления . Постоянные обязанности по управлению самоуправляемым почтовым сервером включают поддержание его функциональности, обеспечение его обновления до новейшего программного обеспечения и регулярное исправление уязвимостей безопасности для защиты от потенциальных угроз.
Сложно масштабировать. Масштабирование инфраструктуры для обеспечения роста может оказаться сложной задачей, поскольку для этого потребуются значительные усилия по планированию, навыкам и ресурсам.
Много ручной работы для замены недостающих функций. Большинство ESP предлагают расширенные функции, такие как управление списком адресов электронной почты или шаблоны электронной почты. Без них вы потратите много времени на ручное обновление списка адресов электронной почты и создание каждого письма с нуля. Если вы решите разработать эти функции, вам понадобится команда разработчиков и навыки управления продуктами в сочетании со временем и деньгами.

Когда следует выбирать самоуправляемые почтовые серверы?

Предприятия могут выбирать самостоятельно управляемые почтовые серверы, когда им требуется полностью индивидуальное решение, позволяющее им быть независимыми от сторонних поставщиков.

Обычно это компании и организации, которые имеют дело с конфиденциальной информацией и чья деятельность строго регламентируется рядом законодательных актов и законов. Это правительства, учреждения и службы здравоохранения, юридические компании и бизнес-гиганты вроде фармацевтических компаний, которые хотят предотвратить бизнес-шпионаж.

Также это спамеры, деятельность которых будет немедленно заблокирована, если они решат воспользоваться услугами ESP.

Популярные варианты

С открытым исходным кодом : популярные бесплатные варианты включают MTA с открытым исходным кодом Postfix и Exim, программное обеспечение почтового сервера IMAP и POP3 Dovecot, а также веб-клиент электронной почты Roundcube. Они предлагают высокую степень настройки и требуют технических знаний для настройки и обслуживания.
Проприетарные: Коммерческие программные решения, такие как Microsoft Exchange Server или IBM Notes Domino, предлагают схожую функциональность для служб с открытым исходным кодом, но с предварительно настроенными параметрами, более простыми инструментами управления и часто поддержкой поставщика. Обычно они требуют лицензионного сбора.

Внешние (управляемые третьей стороной) почтовые серверы

Плюсы :

Экономически эффективно . Нет необходимости во внутренних ИТ-специалистах и инвестициях в инфраструктуру.
Комплексное решение с высокой доставляемостью . С ESP вы получаете полную инфраструктуру электронной почты, настроенную и готовую к отправке больших объемов электронной почты. ESP обычно имеют устоявшуюся репутацию, поэтому доставляемость выше, и вы можете отправлять большие объемы электронной почты с первого дня. Кроме того, ESP используют регулирование, чтобы избежать пометки спам-фильтрами.
Простая настройка и работа . Благодаря удобному интерфейсу и руководству вы можете настроить инфраструктуру электронной почты за считанные часы. Вы также можете обратиться за консультацией к эксперту по доставке, если вам нужна помощь. Некоторые ESP, такие как Mailtrap, идут еще дальше и предлагают круглосуточный чат поддержки с менеджером по доставке для решения непредвиденных проблем.
Легко масштабировать вверх и вниз . Измените план подписки в соответствии с потребностями вашего бизнеса и платите за то, что используете.
Расширенные функции . Получите доступ к расширенным функциям, таким как фильтрация спама, управление списком адресов электронной почты, шаблоны, шифрование и автоматизация.
Глубокая аналитика . ESP предлагают комплексные инструменты аналитики электронной почты для отслеживания эффективности электронной почты, вовлеченности получателей и результатов кампании. Это упрощает масштабирование для предприятий, поскольку управление аналитикой внутри компании требует значительных ресурсов.

Минусы:

Меньше контроля над инфраструктурой и данными . Ограниченный контроль над конфигурациями серверов и управлением данными.
Потенциальные проблемы с конфиденциальностью данных . Если вы работаете с конфиденциальными данными и решили использовать стороннего поставщика для управления электронной почтой, вам необходимо внимательно изучить все механизмы защиты данных, которые используют эти поставщики, и соблюдают ли они необходимые нормативные акты, такие как GDPR, HIPAA или CCPA. Часто компании, которым требуются расширенные меры безопасности для своих данных, подписывают дополнительные соглашения с поставщиками об условиях обработки их данных.
Ограниченная настройка . Может быть сложно настроить почтовый сервер точно под ваши конкретные потребности, поскольку ESP обычно предлагают предопределенные настройки и функции.
Ежемесячная подписка . Плата может (и скорее всего будет) увеличиваться со временем, особенно по мере роста вашего списка адресов электронной почты. Кроме того, план подписки может включать функции, которые вам на самом деле не нужны.
Зависимость от поставщика . Полагаясь на стороннего поставщика, вы теперь зависите от качества его услуг и стандартов безопасности. Проблемы с его стороны могут повлиять на работу вашей электронной почты. И если вы решите сменить службу, вам придется перенести данные и шаблоны электронной почты, обычно вручную.

Когда следует выбирать сторонние управляемые почтовые серверы?

Поскольку многие поставщики услуг электронной почты предлагают различные функции и индивидуальные или оплачиваемые по факту тарифные планы, многие предприятия, включая медицинские учреждения, государственные учреждения и владельцев веб-сайтов, выбирают сторонние управляемые серверы электронной почты.

Эти сервисы известны своей надежностью, безопасностью, простотой использования, возможностями настройки и доступом к расширенным функциям.

Популярные варианты:

Поставщики услуг электронной почты (ESP): популярные примеры включают Gmail for Business, Mailtrap, Microsoft 365, Zoho Mail и Mailchimp. Это комплексное решение для электронной почты с удобными интерфейсами, множеством расширенных функций и поддержкой. Цены варьируются в зависимости от функций и потребностей в отправке.
Облачный хостинг электронной почты: такие сервисы, как Google Workspace Essentials, Rackspace Email и Amazon SES, предлагают базовую функциональность электронной почты с хорошей масштабируемостью и часто более низкими затратами, чем традиционные ESP. Они сосредоточены на основных функциях электронной почты для ежедневного использования и обычно не имеют функций для массовой отправки или A/B-тестирования.

Подведение итогов

В этой статье мы рассмотрели, что делают почтовые серверы, их основные и дополнительные компоненты, основные протоколы и операционный поток. Мы также обсудили различия между внутренними (самостоятельно управляемыми) и внешними (управляемыми третьей стороной) почтовыми серверами, выделив их плюсы и минусы.

Независимо от того, разрабатываете ли вы свое первое веб-приложение или погружаетесь в инфраструктуру электронной почты, знание того, как работают серверы электронной почты, поможет вам создавать надежные, безопасные и эффективные системы электронной почты. Освоив эти концепции, вы будете хорошо подготовлены к решению сложных задач по доставке и управлению электронной почтой в ваших проектах.