21.02.2024

Как выбрать лучшую платформу контент-сервисов для вашего бизнеса

Управление корпоративным контентом (ECM) — общий термин для процессов и инструментов, которые организации используют для сбора, хранения, защиты, извлечения и управления бизнес-данными во многих их формах, — мертво.

Так заявила Gartner в 2017 году. Конечно, компаниям все еще нужно было управлять всем этим контентом, но поставщики применяли новый подход, который требовал новой терминологии, заявила исследовательская фирма.

Целью приложений ECM традиционно было хранение и управление контентом организации в рамках единой централизованной платформы для защиты активов, обеспечения соответствия нормативным требованиям и повышения эффективности бизнеса. Но эти универсальные системы оказались негибкими при использовании в реальных условиях, поэтому поставщики изменили их архитектуру, сделав их облачными и гораздо более модульными . Gartner назвала новый подход контент-сервисами , а продукты вендоров — контент-сервисами .

IDC теперь также использует новые термины. «Мы десятилетиями занимались «управлением корпоративным контентом», большинство из которых были крупными монолитными локальными решениями, — говорит Холли Мусколино, вице-президент группы IDC по стратегиям корпоративного контента и будущему работы. «Затем, когда мы увидели, что все больше решений переносится в облако и становится более модульным, Gartner ввела термин «платформа контент-сервисов», потому что он на самом деле лучше описывает решения. Сегодня мы используем «контент-сервисы» или «платформа контент-сервисов» в значительной степени как синонимы того, что мы традиционно называем управлением корпоративным контентом».

Что такое платформы контент-сервисов (CSP)?

«Платформы контент-сервисов предоставляют базовый набор инструментов для хранения, индексации и управления контентом с целью его редактирования и создания версий», — говорится в Рыночном руководстве Gartner для платформ контент-сервисов на 2023 год.

Как и системы ECM старой школы, платформы контент-сервисов позволяют пользователям создавать, управлять, совместно работать и хранить различные типы контента и данных, включая текст, аудио и видео, из одного централизованного и доступного места во всех подразделениях организации с любого устройства. . Но современные CSP основаны на облаке и предоставляют API-интерфейсы и предварительно встроенные интеграции с другими корпоративными приложениями и службами, поэтому они могут извлекать контент и управлять им, где бы он ни находился в организации.

По данным Gartner, CSP служат точками доступа компаний по умолчанию для всего внутреннего контента, позволяя им встраивать контент в другие связанные документы и приложения для управления записями, такие как приложения для управления ресурсами клиентов, планирования ресурсов предприятия и управления человеческим капиталом. Таким образом, CSP предоставляют критически важную информацию соответствующим заинтересованным сторонам, которые могут использовать эти данные для поддержки бизнес-операций и принятия бизнес-решений.

По словам Мусколино, гибкость, присущая стратегии контент-сервисов, дает организациям возможность создавать решения, предназначенные специально для определенных вариантов использования.

Шерил Маккиннон, главный аналитик Forrester Research, согласилась. По словам Маккиннон, локальные архитектуры 90-х годов уступили место «гораздо более гибким платформам, ориентированным на службы». «Так что разработчики и дизайнеры могут действительно адаптировать платформу к тем вариантам использования, которые им нужны».

Преимущества внедрения платформы контент-сервисов

Платформы контент-сервисов предлагают множество преимуществ, в том числе:

  • Предоставление организациям возможности работать с контентом независимо от формата контента и его местоположения, что позволяет принимать более эффективные решения.
  • Предоставление пользователям возможности легко искать и находить контент, расположенный в различных местах хранения файлов и репозиториях.
  • Плавная обработка изменений и версий, чтобы содержимое оставалось актуальным.
  • Использование разметки, заметок и электронных подписей для эффективной совместной работы, оптимизации процессов управления контентом.
  • Хранение истории аудита действий, предпринятых с критически важным содержимым, для соответствия требованиям и отслеживания.
  • Автоматизация бизнес-процессов за счет интеграции с несколькими корпоративными приложениями.

Проблемы внедрения платформы контент-сервисов

По словам Мусколино из IDC, одной из основных проблем, связанных с развертыванием платформы контент-сервисов, является работа с огромным количеством документов и другого контента, который уже есть во многих организациях, особенно крупных. «Мигрировать на новое решение непросто, — сказала она. «Им нужно будет либо убедиться, что они все еще могут получить доступ к своему контенту на месте — это может быть в больших локальных репозиториях, — либо что есть адекватная поддержка миграции от поставщика».

Кроме того, компании должны обеспечить доступ к содержимому из нескольких репозиториев, причем не только к существующему содержимому, которое они могли хранить в разных местах в своих организациях, но и к потенциально новому создаваемому содержимому, такому как электронные письма или социальные потоки. По словам Мусколино, это включает в себя не только документы, но и мультимедийные материалы, такие как аудио и видео.

Миграция данных из устаревших исходных систем на новую платформу контент-сервисов может увеличить время внедрения, а также стоимость внедрения, если не будет выполнена правильно. Передавать неструктурированные данные непросто, так как их необходимо очистить и просмотреть, прежде чем их можно будет обработать. «Все, что представляет собой неструктурированный контент, требует управления. Вам нужны решения, которые позволяют просматривать данные в нескольких местах и ​​применять эти услуги к разным типам контента», — сказал Мусколино.

По словам Маккиннона из Forrester, организации также рискуют неправильно организовать и описать документы. «Если вы просто выбрасываете документы в большой мусорный бак в небе, может возникнуть небольшая головная боль, когда люди попытаются найти эти документы позже», — сказала она. «Поэтому вам нужно подумать о том, как использовать метаданные для организации вещей, потому что это обеспечит гораздо лучший опыт в будущем с точки зрения быстрого поиска нужных вещей».

Организации также должны понимать, что внедрение платформы контент-сервисов — это не волшебная палочка, считает Марко Силланпаа, аналитик Gartner. «Это самая большая проблема, с которой я сталкиваюсь в большинстве организаций — они думают, что внезапно введут одну из этих систем, и она возьмет все под контроль», — сказал он. «Люди должны понимать, что это другой способ работы и что они должны помещать все свои документы в этот репозиторий и устанавливать метаданные, [например]».

Ключевые возможности, которые следует искать в платформе контент-сервисов

Существует ряд функций, на которые организации должны обращать внимание при выборе платформы контент-сервисов. Основные возможности включают в себя:

Сбор контента. Первым шагом в автоматизации бизнес-процессов является возможность сбора необходимых и релевантных данных из бумажных и электронных источников, включая документы, электронные письма, корпоративные приложения и социальные сети.

Преобразование содержимого: возможность преобразовывать определенные типы содержимого в другие форматы, например, преобразование документа Word в PDF.

Поиск. Организации ежедневно работают с огромным количеством сложных документов и активов, и поиск содержимого в этих файлах занимает очень много времени. Платформа контент-сервисов позволяет пользователям выполнять метаданные или полнотекстовый поиск текста, который может появиться где угодно в контенте, хранящемся в системе. Многие CSP также позволяют пользователям устанавливать дополнительные фильтры на основе метаданных, чтобы еще больше сократить количество возвращаемых результатов.

Управление документами: не каждый сотрудник в организации должен иметь доступ к каждому документу. CSP позволяют компаниям контролировать доступ к документам и файлам в зависимости от потребностей или уровней допуска пользователей. Предприятия, которые контролируют доступ на основе типов документов, ролей пользователей и других характеристик системного уровня, позволяют командам более легко и безопасно обмениваться документами.

Управление записями. Управление записями позволяет компаниям создавать, идентифицировать, хранить, извлекать и утилизировать свои цифровые и бумажные документы. Это также позволяет организациям эффективно контролировать критически важную информацию и облегчает бизнес-руководителям определение целей и задач своих компаний. Все это достигается с учетом соблюдения нормативных требований, чтобы снизить затраты и риски, связанные с обработкой конфиденциальных корпоративных данных. Современные CSP автоматизируют большинство возможностей компаний по управлению записями, чтобы сделать процесс более эффективным.

Безопасная совместная работа: возможность интеграции с другими приложениями, процессами и источниками данных, а также предложение безопасных внутренних и внешних функций обмена файлами, чтобы сотрудники могли сотрудничать с коллегами внутри своей организации, а также с клиентами и партнерами.

Управление и автоматизация рабочих процессов/процессов. Современные CSP предлагают возможности для управления делами и рабочими процессами. Они также предоставляют инструменты, которые позволяют компаниям автоматизировать обработку контента с помощью бизнес-правил и запуска событий.

Искусственный интеллект (ИИ), аналитика и отчетность. Современные CSP позволяют компаниям использовать ИИ, машинное обучение и аналитику для анализа различных типов контента с целью извлечения нужных сведений, повышения производительности и помощи бизнес-руководителям в принятии более эффективных бизнес-решений.

Открытые интерфейсы прикладного программирования (API). Большинство платформ контент-сервисов предлагают организациям API на основе REST , которые предоставляют им доступ к большинству основных функций продукта. По крайней мере, платформы контент-сервисов должны предлагать API-интерфейсы, позволяющие компаниям записывать, удалять или извлекать метаданные и объекты контента. Кроме того, настраиваемые API-интерфейсы позволяют беспрепятственно интегрировать контент-службы с другими корпоративными приложениями.

Мобильные приложения: мобильность не должна быть второстепенной. Скорее, CSP должны позволять базовым функциям контента, включая создание, доступ, обработку и совместное использование файлов, естественно выполняться на мобильном устройстве. CSP должны предоставлять доступ к управлению документами, таким как чтение, поиск и индексирование, на платформах Android и iOS.

Безопасность: CSP должны шифровать содержимое как при передаче, так и при хранении. И они должны включать такие функции, как контроль доступа, предотвращение потери данных, управление электронными цифровыми правами, шифрование и аутентификация. В зависимости от своих требований организации могут выбрать CSP, которые предлагают расширенные возможности безопасности, включая редактирование контента, цифровые подписи и водяные знаки.

7 ведущих CSP

На рынке существует множество платформ контент-сервисов. Чтобы помочь вам начать исследование, мы выделили следующие продукты на основе обсуждений с аналитиками и независимых исследований.

AODocs : предлагает функции для совместной работы, отслеживания соответствия, электронных подписей, восстановления и преобразования файлов, оптического распознавания символов, автоматизации процессов и контроля версий. Предлагает функции управления документами, включая индексирование, архивирование и хранение. Анализирует контент с помощью искусственного интеллекта, чтобы убедиться, что пользователи получают доступ к правильным версиям документов. Являясь частью Google Cloud Marketplace, AODocs имеет встроенную интеграцию с DocuSign, Salesforce, DocuSign и Google Drive. Предлагает среду с минимальным кодом, позволяющую компаниям разрабатывать бизнес-приложения и рабочие процессы с богатым содержанием.

Box : предоставляет единую платформу, позволяющую организациям управлять всем жизненным циклом контента, от создания и обмена файлами до совместного редактирования, подписи, классификации и хранения. Защищает содержимое с помощью элементов управления безопасностью устройства, средств управления идентификацией и доступом, а также встроенной защиты содержимого. Легко подключается к Microsoft 365. Обеспечивает поддержку вложений электронной почты для Gmail и Outlook, а также встроенную поддержку приложений для повышения производительности Google Workspace (Таблицы, Презентации и Документы). Box Canvas, виртуальный инструмент для интерактивной доски, позволяет командам сотрудничать с помощью заметок, чата, голосования и т. д.

Hyland OnBase : управляет полным жизненным циклом контента от захвата до утилизации. Предлагает инструменты редактирования и совместной работы, расширенные рабочие процессы, автоматизацию процессов и настраиваемые приложения, помогающие повысить производительность пользователей и повысить удовлетворенность клиентов. Управляет документами и другим содержимым, относящимся к внутренним бизнес-процессам. Предоставляет центральный репозиторий, предназначенный для определенных вертикальных отраслей, включая страхование, здравоохранение, финансовые услуги, правительство, розничную торговлю и производство. Автоматизирует управление жизненным циклом контента, помогая компаниям снизить риски за счет упрощения соблюдения отраслевых и нормативных требований.

IBM Content Services : предварительно настроенный набор возможностей управления контентом, предоставляемый в виде решения «программное обеспечение как услуга» на AWS. Предоставляет единое место, где пользователи могут искать, просматривать, просматривать и совместно работать над содержимым. Включает классификацию документов, интеллектуальную обработку документов и управление метаданными. Также предлагает встроенные возможности управления, инструменты разработчика и роботизированную автоматизацию процессов. Позволяет компаниям настраивать пользовательский интерфейс, позволяя каждому направлению бизнеса соответствовать требованиям отдела. 

Laserfiche : Предоставляет функциональные возможности для управления контентом, автоматизации бизнес-процессов и анализа данных. Управляет жизненным циклом контента. Включает в себя функции поиска, сканирование документов и сбор данных, изменение метаданных, инструменты автоматизации рабочих процессов и безопасное управление контентом. Пользователи могут сотрудничать посредством одновременного редактирования, добавления аннотаций и многого другого. Предлагает готовые интеграции с другими приложениями, включая Google Диск, Microsoft OneDrive, Microsoft 365 и DocuSign.

Microsoft 365 : основным CSP Microsoft является SharePoint, который управляет всем жизненным циклом контента, включая создание документов, совместное использование, использование, управление записями и архивирование. Обеспечивает совместную работу с контентом в Microsoft 365. Интегрируется с другими продуктами Microsoft, включая Viva Topics и OneDrive для бизнеса. Позволяет нескольким пользователям работать над документами одновременно, что упрощает совместную работу без необходимости пересылать файлы по электронной почте туда и обратно. Команды могут обмениваться файлами, данными, новостями и ресурсами и сотрудничать с членами команды внутри и за пределами своей организации, используя ПК, Mac и мобильные устройства.

Платформы служб контента OpenText : Платформы служб контента этого поставщика включают OpenText Extended ECM, который встраивает контент в корпоративные процессы; OpenText Documentum, предлагающий безопасное управление большими объемами контента для регулируемых отраслей; и OpenText Core, который объединяет оба варианта в общедоступном облаке. Эти платформы позволяют организациям создавать рабочие места для бизнеса, которые оптимизируют совместную работу с видео и интегрируются с корпоративными приложениями, такими как Microsoft 365, SAP Salesforce и Oracle. Рабочие пространства организуют контент, задачи и команды с помощью оцифрованных рабочих процессов, делая контент легко доступным для членов команды, когда и где они им нужны.