19.04.2024

Система управления документами

Система управления документами (СУД) может существенно повлиять на бесперебойность работы вашего бизнеса. Он позволяет быстро и легко собирать, оцифровывать и маркировать документы, давая вам время сосредоточиться на более важных областях вашего бизнеса. Хорошая СУД значительно повысит эффективность вашего бизнеса и может предоставить ценные дополнительные преимущества, такие как повышенная безопасность, совместная работа и автоматическое соблюдение нормативных требований.

Решая, какая услуга СУД вам подходит, сосредоточьтесь как на функциях, которые вам нужны сейчас, так и на тех, которые могут вам понадобиться в будущем по мере роста вашего бизнеса.

Что такое система документооборота?

Система управления документами — это программное обеспечение, которое обеспечивает автоматизированный способ хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажных документов. СУД начиналась как способ преобразования бумажных документов в цифровые, поэтому иногда СУД можно назвать электронным картотекой , но в наши дни СУД имеет гораздо более сложные функции.

Единая система документооборота может использоваться для сбора, распространения и отслеживания документов, а также для управления рабочими процессами каналов, системами вывода и системами поиска информации.

Какие существуют типы систем управления документами?

Не все системы управления документами одинаковы. «СУД» — это широкий термин, обозначающий несколько различных возможностей программного обеспечения. Ваш тип бизнеса и потребности в производительности определяют лучшую СУД для вашей компании.

Вот предложения СУД, которые вы можете выбрать для своего бизнеса:

  • Система управления контентом (СУК). Этот тип СУД предназначен для управления любым типом контента, который производит ваш бизнес. Через CMS вы можете загружать и делиться различными медиафайлами, включая видео, аудиоклипы, текст и изображения. CMS помогает компаниям создавать и загружать контент непосредственно на свои веб-сайты. Примеры CMS включают WordPress и Drupal.
  • Система управления записями. Этот тип СУД обычно необходим медицинским офисам, поскольку он хранит и управляет конфиденциальными записями в соответствии с применимыми федеральными правилами соответствия, включая законы о переносимости и подотчетности медицинского страхования.
  • Цифровая файловая система: компании обычно требуется этот тип СУД при переходе от бумажных к цифровым записям. Программа должна позволять вам сохранять текст и изображения с бумаги в цифровой формат с помощью функции сканирования.
  • Облачная система: в этой категории СУД работает через систему облачных вычислений . Все файлы хранятся в облаке и защищены в случае сбоя сети. Облачные системы обеспечивают более высокий уровень хранения документов и неограниченный доступ пользователей.
  • Система частного сервера. Вместо облачной программы вы можете выбрать СУД, размещенную на частном сервере, расположенном на территории вашего предприятия. Ваша компания несет ответственность за безопасность и управление сетью СУД.

Как работают системы документооборота?

Тремя основными функциями системы управления документами являются сбор, хранение и распространение документов. Вот как это делается.

1. Сбор документов из любого источника

Система управления документами должна иметь возможность захватывать документ из любого источника, будь то бумажный документ, электронная почта, приложения CRM или отчеты, чтобы документ можно было проиндексировать для облегчения поиска в дальнейшем. Индексирование — это способ классифицировать документ путем добавления терминов к его метаданным, таких как теги, номера заказов или информация о клиенте. Сбор документов зависит от типа документа, который вы пытаетесь захватить:

  • Бумажные документы. Для бумажных документов обычно используются высокоскоростные сканеры. СУД принимает документы со сканера, а затем индексацию можно добавить вручную или посредством интеграции планирования ресурсов предприятия, зонального оптического распознавания символов или штрих-кодирования.
  • Электронная почта. Поскольку электронная почта является ключевой частью повседневной деятельности, возможность захвата и хранения документов электронной почты имеет жизненно важное значение. С помощью СУД вы можете создать настройку для автоматического импорта сообщений электронной почты или вложений в определенную папку по вашему выбору.
  • Внешние приложения: у вас также могут быть внешние приложения, такие как программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами, которые создают документы, необходимые вам. СУД позволяет вам легко импортировать эти документы, затем направлять их или делиться ими с другими в вашей организации.

2. Центральное хранилище документов

Правильное хранение документов является второй по важности частью СУД. Хранение всех ваших документов в одном центральном месте позволяет всем сотрудникам, которым необходим доступ к документам — как статическим (документы, которые ваша компания создает каждый день, например счета), так и динамическим (веб-страницы, формы и электронные письма) — быстро и легко получить к ним доступ.

Центральное хранилище также помогает защитить ваши документы от ошибок и злонамеренных намерений. СУД обычно поставляется с контролем версий, который отслеживает изменения, внесенные в документ, и определяет, кто их внес. Вы также можете установить разрешения, чтобы контролировать, кто имеет доступ к каким документам и кто может вносить какие типы изменений. 

3. Поиск и распространение документов

Третий наиболее важный аспект СУД Этлас-Софт — это возможность легкого поиска и распространения документов. СУД позволяет вам искать в любом документе ключевое слово и быстро его открывать. Именно здесь проявляется важность тщательной индексации.

После этого вы сможете отправлять документы любым удобным вам способом, например, по электронной почте или протоколу передачи файлов, а также автоматизировать ручные бизнес-процессы и рабочие процессы. Например, вы можете интегрировать свою СУД с вашей ERP, настроив ее так, чтобы, когда заказ создается в вашей ERP, он запускал рабочий процесс в вашей системе управления документами, который автоматически перемещает заказ через процесс утверждения и выполнения.К вашему сведению

Система управления документами выполняет три основные функции: сбор документов из различных источников, их централизованное хранение, а также легкое извлечение и распространение. Индексирование необходимо для облегчения поиска, а такие функции, как контроль версий и разрешения, защищают документы и автоматизируют рабочие процессы.

Для чего используются системы документооборота?

Системы управления документами автоматически организуют, защищают, оцифровывают и индексируют документы вашей компании, упрощая к ним доступ, редактирование и совместное использование.

Многие компании перешли от традиционных услуг по подаче документов на бумажных носителях к СУД, поскольку автоматизированная система экономит время, деньги и пространство. СУД также устраняет необходимость использования нескольких программ для управления вашим рабочим процессом, поскольку все необходимые функции объединены в единый интерфейс.

Каковы ключевые особенности эффективной системы документооборота?

При выборе СУД вам следует обратить внимание на несколько ключевых особенностей:

  • Контроль версий: также известный как управление версиями, контроль версий позволяет пользователям защищать и отслеживать изменения, внесенные в документы в вашей СУД. Контроль версий гарантирует, что все новые изменения отслеживаются и сохраняются, а более старые версии документов архивируются в системе для справки.
  • Интеграция. Многие системы управления документами интегрируются с программами электронной почты, такими как Microsoft Outlook, но если ваш бизнес использует приложение CRM или базу данных ERP, вам также следует поискать СУД, которая также интегрируется с этими программами, поскольку это значительно облегчит вашу повседневную жизнь. . Вы можете использовать программное обеспечение СУД, которое не интегрируется с вашей CRM или ERP, но это может ограничить возможности вашего рабочего процесса, поскольку совместимое программное обеспечение позволяет вам получать доступ, редактировать, создавать резервные копии и отслеживать документы, созданные в вашей CRM или ERP.
  • Поддержка соблюдения нормативных требований. Если вы работаете в регулируемой отрасли, вы можете выбрать СУД, которая предлагает поддержку соответствия нормативным требованиям для вашей отрасли, например HIPAA, Sarbanes-Oxley, Current Good Manufacturing Practices Управления по контролю за продуктами и лекарствами США или ISO. 9000/9001. Эта возможность может обеспечить вашему бизнесу неоценимую защиту и спокойствие при обработке важных или конфиденциальных документов.
  • Масштабируемость. Выбирая СУД, постарайтесь выйти за рамки своих текущих потребностей, чтобы увидеть, какие расширенные функции могут вам понадобиться по мере роста вашего бизнеса. Важно выбрать программное обеспечение, которое может расти вместе с вашим бизнесом, чтобы вам не приходилось переключать программное обеспечение позже.
  • Безопасность и аварийное восстановление. Крайне важно найти программное обеспечение, которое уделяет приоритетное внимание безопасности и защищает вашу информацию и файлы, поскольку утечка данных или проблема с хранилищем могут иметь катастрофические последствия для вашего бизнеса. Ищите поставщика с устоявшимся гибким планом, который можно адаптировать к вашим уникальным потребностям.
  • Удобство использования. Поскольку СУД, скорее всего, будет использоваться ежедневно сотрудниками во всех сферах вашего бизнеса, она должна быть простой в использовании и практически не вызывать простоев. Каждый сотрудник вашей компании должен иметь возможность легко получать доступ к необходимым файлам, управлять ими и перемещаться по ним.
  • Совместная работа. Ваша СУДдолжна упрощать пользователям совместное использование документов и совместную работу над ними. Ищите такие инструменты, как редактирование в реальном времени, обмен файлами, плагины и ограничение доступа.
  • Сканирование: СУДдолжна иметь возможность сканировать и сохранять любые бумажные файлы и записи, находящиеся в помещении вашей компании. После загрузки файла система преобразует его в формат DOC, PDF или JPG.
  • Архивирование: не все опции СУД обеспечивают неограниченное хранилище. Отдавайте предпочтение системам, которые могут автоматически архивировать файлы по истечении заданного периода времени. Архив в электронном виде также помогает вам найти самые актуальные файлы в системе.
  • Управление запасами. Благодаря расширенным возможностям СУДтакже может помочь вам отслеживать и заменять любые запасы для вашего бизнеса. Облачные программы даже позволяют различным местам обмениваться данными о запасах.

Сколько стоит программное обеспечение для управления документами?

Цены на услуги документооборота зависят от типа хостинга и количества людей в вашей компании, которым потребуется доступ. Два основных типа хостинга — облачный и локальный:

  • Облачное программное обеспечение для управления документами. Облачное программное обеспечение становится все более популярным вариантом. Как правило, он более гибкий и взимает ежемесячную подписку, которая варьируется от 15 до 250 долларов в месяц. При облачных планах ищите включенную техническую поддержку и регулярные обновления. 
  • Локальная версия: локальные системы управления документами обычно взимают единовременную первоначальную плату плюс годовую подписку на техническую поддержку и обновления. В среднем эти сборы составляют около 1000 долларов США за пользователя плюс годовая плата за подписку, составляющая около 20% от первоначальной стоимости.

Каковы преимущества использования системы документооборота?

СУД должна сделать вашу работу проще и эффективнее, избавляя вас и ваших сотрудников от выполнения повторяющихся задач и избавления от разочарований, связанных с отсутствием необходимых документов.

Вот некоторые из многих преимуществ использования системы СУД.

Больше времени, чтобы посвятить себя другой работе

Если вы в настоящее время используете ручную или бумажную систему управления документами, вы теряете часы, которые могли бы посвятить более насущным вопросам вашего бизнеса. СУД автоматизирует многие аспекты управления документами, снимая эту ответственность с вас.

Безопасность документов

Поскольку мир продолжает переходить на цифровые технологии, обеспечение безопасности вашей информации и документов становится более приоритетной задачей. Системы управления документами имеют встроенные средства контроля безопасности и доступа, позволяющие точно контролировать, кто к каким документам имеет доступ, а также отслеживать и просматривать все действия с любым документом.

В случае стихийного бедствия, например пожара или наводнения, ваши файлы будут надежно храниться в облаке, защищенном от физического вреда.

Простое масштабирование

СУД более гибкая, чем традиционная система хранения документов на бумажном носителе. Он легко растет вместе с вашим бизнесом, и вы можете настроить свою систему индексации несколькими щелчками мыши. Это также снижает потребность в физическом пространстве для хранения файлов и бумажных документов.

Лучшее соблюдение нормативных требований

Требования соответствия для многих деловых документов могут быть сложными и требовательными. СУД может помочь вам избежать штрафов, отзыва лицензий или даже уголовной ответственности за счет автоматизации ключевых документов в соответствии с требованиями. Например, HIPAA и Sarbanes-Oxley имеют строгие правила безопасности и политики в отношении документов и записей; СУД автоматически будет следовать этим рекомендациям за вас.

Быстрый и простой поиск документов

Поиск нужного документа, когда вам нужно пройти весь бизнес, может быть трудным, трудоемким и даже может стоить вам денег. Правильная индексация позволяет найти документ за считанные секунды, а также позволяет сотрудникам удаленно получать доступ к нужным им документам.

Улучшенное сотрудничество

СУД упрощает обмен информацией и совместную работу, обеспечивая доступ к документам из разных источников из разных мест. Вы можете делиться документами, отслеживать рабочие процессы, предоставлять или запрещать доступ к определенным документам и видеть, какие изменения были внесены.