Эти незаметные опции связывают Документы с Gmail и Календарем Google и делают все эти сервисы бесконечно более полезными.
В среду стартует ежегодная конференция разработчиков устройств ввода-вывода Google, и мы обязательно увидим множество интригующих новинок во всем наборе сервисов Google.
Однако есть небольшой секрет: вам не нужно ждать до тех пор, пока вы найдете что-то новое и полезное. Google выпускает революционные дополнения к своим приложениям и продуктам почти постоянно, в течение всего года. Большинство вкусностей просто появляются с удивительно небольшой помпой и в конечном итоге теряются в перетасовке.
Вот почему сегодня, пока мы терпеливо сидим и крутим наши пальцы в предвкушении грандиозной феерии объявлений Google, я хочу обратить ваше внимание на серию эффектных дополнений в часто пыльном домене Google Docs. Эти новые функции незаметно проникли в программное обеспечение за последние несколько недель, но большинство простых смертных даже не знали об этом.
И, боже мой, позвольте мне сказать вам: если вы работаете с другими людьми и/или утконосами, эти опции значительно повысят эффективность вашего рабочего процесса. Они превратят ваш, казалось бы, простой редактор документов в интеллектуальный холст для совместной работы. И все они уже есть в вашей существующей настройке Документов и только и ждут, чтобы их обнаружили.
Готовы повысить свою производительность?
(Небольшое примечание: все эти элементы в настоящее время можно инициировать только через веб-сайт Документов для настольных ПК, но как только вы настроите их один раз и добавите в любой документ, они будут видны и работать из приложения Документы на Android или любая другая платформа.)
1. Соединение Документы-Календарь для совместной работы
Если вы полагаетесь на Google Workspace в качестве основы для своих рабочих мыслей, вы, вероятно, знаете, как приятно совмещать встречи в своем календаре с несвязанными заметками и контрольными списками. Фраза «Подождите, дайте мне найти мои заметки по этому поводу» звонит в колокольчик?
Что ж, обратите внимание, прелестное маленькое существо: в какой-то момент в недалеком прошлом Документы Google получили новый интеллектуальный инструмент, который может сделать ваши собрания, связанные с календарем, более организованными, чем когда-либо. Это встроенная система заметок о встречах, которая находится в Документах и связана с конкретным событием в вашем Календаре Google, поэтому она всегда находится в логичном месте и очень проста в доступе.
Чтобы попробовать это самостоятельно, просто запустите новый документ Google Docs и введите символ @ в любом месте документа. Это подтянет полезную новую систему ярлыков Документов, и вы, вероятно, увидите опцию «Заметки о собрании» в качестве одного из лучших предложений в разделе «Строительные блоки». Если вы этого не сделаете, просто начните вводить слово notes , и оно мгновенно появится.
![Заметки о встречах в Документах Google](https://images.idgesg.net/images/article/2022/05/01-google-docs-meeting-notes-100927516-large.jpg?auto=webp&quality=85,70)
Затем Документы предложат вам выбрать событие из вашего календаря, чтобы связать с ним ваши модные новые заметки. Он покажет вам предстоящие события в виде предложений одним щелчком мыши, или вы можете сразу же просмотреть свою повестку дня, чтобы найти нужное событие.
![Поиск по календарю Документов Google](https://images.idgesg.net/images/article/2022/05/02-google-docs-calendar-search-100927517-large.jpg?auto=webp&quality=85,70)
После того, как вы выбрали свое мероприятие, вы получите эффектный небольшой предварительно отформатированный шаблон заметок, вставленный в ваш документ и готовый к заполнению:
![Заметки о встрече Google Docs в документе](https://images.idgesg.net/images/article/2022/05/03-google-docs-meeting-notes-in-document-100927519-large.jpg?auto=webp&quality=85,70)
Вы можете навести указатель мыши на любой текст, выделенный серым цветом в этом шаблоне, чтобы просмотреть дополнительную информацию о дате, событии или рассматриваемом контакте. И обязательно найдите подсказку в правой части экрана, которая также предлагает прикрепить ваши заметки к самому событию. Это свяжет ваш текущий документ с фактическим событием в Календаре Google и сделает так, чтобы любой, кто приглашен (и с кем был предоставлен доступ к документу), мог щелкнуть и просмотреть заметки прямо из записи календаря.
Неплохо, правда? И в качестве дополнительного бонуса помните, что теперь вы также можете инициировать встречи Google Meet прямо из Документов на рабочем столе: просто щелкните новый значок в виде камеры в правом верхнем углу экрана редактирования документа — прямо слева от синего Кнопка «Поделиться». Затем ваш звонок начнется на красивой новой боковой панели Документов, где вы сможете просматривать свои заметки и, при желании, даже совместно работать над ними с другими участниками разговора.
2. Система создания электронных писем Docs-Gmail.
Gmail не упрощает работу над электронной почтой с товарищем по команде, не так ли?
Однако у меня есть для вас хорошие новости: возможно, Google пока не добавляет какую-либо простую систему совместной работы в саму Gmail, но это дало нам удобный способ вырабатывать сообщения с участием других людей. Это зависит только от вас, чтобы найти его.
И ответ, как вы, возможно, догадались, находится прямо в старых добрых Документах Google, где теперь можно создать общий черновик электронной почты, работать над ним с другими людьми и/или морскими существами из вашей организации, а затем передать его по электронной почте. на ваш почтовый ящик для мгновенной отправки.
Хитрость, еще раз, заключается в том, чтобы подключиться к этому новому @-меню Документов. Просто введите @ в любом месте документа в Документах на рабочем столе и на этот раз выберите «Отправить черновик по электронной почте» в появившемся меню.
Это принесет интерактивный инструмент для составления Gmail прямо в ваш документ, чтобы вы могли работать с любым электронным письмом, которое ваши подозрительно ароматные перья захотят напечатать. И если вы хотите, чтобы кто-то еще взвешивал и работал над ним вместе с вами, все, что вам нужно сделать, это поделиться с ними документом — как обычно (с помощью большой синей кнопки «Поделиться» в правом верхнем углу страницы). экран).
![Документы Google Gmail черновик](https://images.idgesg.net/images/article/2022/05/04-google-docs-gmail-draft-100927518-large.jpg?auto=webp&quality=85,70)
Когда ваше электронное письмо готово к отправке, все, что осталось, — это щелкнуть синий значок Gmail в углу этой области, чтобы отправить электронное письмо в Gmail в виде черновика, где вы можете просмотреть его еще раз, а затем отправить еще одним щелчком мыши. .
И не надо останавливаться на достигнутом…
3. Трекер статуса Документов
Если вы действительно хотите получить удовольствие от совместной работы в Google Docs, недавно добавленная опция Instant Table — идеальный последний ингредиент для вашего пирога производительности.
Это позволит вам вставлять интерактивные переключатели отслеживания состояния в любой документ, предоставляя вам простой, ну, в общем, круговой способ следить за ходом выполнения ваших заметок о собрании или черновиков Gmail, хранящихся в Документах. (Кто-нибудь еще внезапно пристрастился к слоеному тесту?)
Чтобы добавить его в любой документ, который вы готовите, просто еще раз нажмите эту удобную команду @ из любого места в документе — и на этот раз введите раскрывающийся список , а затем выберите «Новый раскрывающийся список», а затем либо «Статус проекта», либо «Обзор». статус.»
Это даст вам изящный маленький индикатор отслеживания статуса, который вы можете разместить там, где это имеет смысл — например, над определенным пунктом в повестке дня встречи или над блестящим черновиком Gmail, о котором вы мечтали в Документах. Любой, у кого есть доступ к редактированию документа, сможет щелкнуть переключатель, чтобы изменить его статус и держать всех остальных в курсе своего прогресса.
![Трекер статуса Документов Google](https://images.idgesg.net/images/article/2022/05/05-google-docs-status-tracker-100927520-large.jpg?auto=webp&quality=85,70)
Если вы хотите подняться на ступеньку выше, Документы также имеют еще более продвинутые шаблоны отслеживания, доступные в том же @-меню, в том числе многопользовательский «Отслеживание отзывов», который позволяет вам разрешить нескольким сотрудникам просматривать какой-либо контент. и отслеживать их статус рассмотрения.
![Трекер отзывов Google Docs](https://images.idgesg.net/images/article/2022/05/06-google-docs-review-tracker-100927521-large.jpg?auto=webp&quality=85,70)
Вы можете по-прежнему полагаться на Notion и другие продвинутые приложения для создания заметок для более сложной организации, но с этими свежими «пикантными» функциями в сочетании Документы станут более современной и связанной частью вашего набора инструментов для повышения производительности — и если вы полагаться на набор сервисов Google Workspace так же тесно, как и я, это может существенно изменить вашу способность выполнять задачи.